Exportations Aspen → EspacesÉDU

• La version ontarienne d'Aspen prend en charge un module d'exportation (bundle) qui génère les cinq fichiers CSV utilisés pour la création des classes dans EspacesÉDU , et les téléverse automatiquement vers notre SFTP via un transfert de fichiers SSH planifié.
• Ce guide explique comment installer le module, exécuter une exportation de test et planifier les tâches d'exportation et de transfert nocturnes au niveau du conseil.
• Pour obtenir le module le plus récent pour l'installation, contactez-nous via l'option de messagerie située en bas à gauche de votre écran, ou à bonjour@spacesedu.com.

Fichiers produits

Le module enregistre cinq exportations. Les noms de fichiers sont définis par les spécifications CSV avancées de EspacesÉDU — utilisez-les exactement tels qu'ils sont écrits ci-dessous lors de la configuration des noms de fichiers de livraison.

Family.csv remplit les comptes des parents/tuteurs et est désactivé par défaut dans EspacesÉDU . Générez le fichier une fois le module installé, mais demandez à votre contact d'intégration EspacesÉDU d'activer l'importation des parents avant le premier téléversement, sinon les lignes seront ignorées.

1. Installation du module

Le module est fourni sous la forme d'un seul fichier bundle.zip contenant les cinq fichiers sources .java, leurs fichiers XML d'entrée et le fichier bundle-definition.xml.

1. Connectez-vous à Aspen en tant qu'utilisateur au niveau du district (conseil) disposant des droits de téléversement des modules d'extension dans les Outils (Tools).
2. Passez à la vue District.
3. Naviguez vers Outils → Importations / Exportations (Tools → Imports / Exports).
4. Cliquez sur Options → Téléverser (Options → Upload) et sélectionnez bundle.zip.
5. Aspen compile les fichiers sources et enregistre les cinq définitions d'exportation.

Une fois l'installation terminée, les cinq exportations apparaissent dans la liste des exportations :

Si une exportation est manquante ou si vous rencontrez des problèmes lors de l'installation, veuillez contacter le support de EspacesÉDU , soit par la messagerie, soit à bonjour@spacesedu.com.

2. Exécution d'une exportation de test

Avant de planifier, exécutez chaque exportation une fois manuellement pour vérifier le résultat.

1. Depuis Outils → Exportations (Tools → Exports), cliquez sur la première exportation (ex. Exportation CSV EspacesÉDU / myBlueprint+ - Élèves).
2. Cliquez sur Exécuter (Run).
3. Pour l'École (School), choisissez soit Toutes les écoles (All Schools), soit sélectionnez les écoles que vous souhaitez exporter. Toutes les écoles de la maternelle à la 12e année (K-12) dont les élèves doivent figurer dans EspacesÉDU / myBlueprint+ doivent être incluses — les élèves inscrits dans des années d'études non couvertes par la licence de votre conseil sont filtrés lors de l'importation.
4. Cochez l'option Planifiable (Schedulable), si ce n'est pas déjà.
5. Cliquez sur Exécuter (Run), puis enregistrez le fichier CSV obtenu lorsque vous y êtes invité.
6. Répétez l'opération pour les quatre autres exportations.

Ouvrez chaque fichier et confirmez que le nombre de lignes semble correct. Les valeurs des identifiants sont cohérentes d'un fichier à l'autre — chaque User ID dans Enrollments.csv correspond à une ligne dans Students.csv ou Staff.csv produite lors de la même exécution, et chaque Class ID correspond à une ligne dans Classes.csv.

3. Planification des exportations

Une fois que vous êtes satisfait des résultats du test, créez une tâche (Job) planifiée pour chaque exportation afin que les fichiers CSV soient regénérés à une fréquence régulière.

1. Allez dans Outils → Tâches (Tools → Jobs).
2. Cliquez sur Options → Ajouter (Options → Add).
3. Sous Sélectionner un outil (Select a Tool), cliquez sur la loupe.
4. En haut du sélecteur, définissez le type d'outil sur Importation/Exportation (Import/Export).
5. Choisissez la première exportation (ex. Exportation CSV EspacesÉDU / myBlueprint+ - Élèves).
6. Modifiez le titre prérempli si vous le souhaitez.
7. Cliquez sur Définir (Set) à côté de Paramètres d'entrée (Input Parameters) et configurez les entrées :

• École(s) (School(s)) — la même sélection que celle utilisée à l'étape 2.
• Années d'études du groupe-classe (Homeroom Grades) (facultatif) — pour les années d'études du primaire où les enseignants gèrent plusieurs sections de matières pour le même groupe d'élèves, choisissez la (les) année(s) d'études ici. Les sections de matières pour ces années d'études sont supprimées dans Classes.csv et Enrollments.csv et remplacées par une classe fictive par paire (école, groupe-classe), associée à l'enseignant via le champ de groupe-classe du personnel. Laissez ce champ vide si vous souhaitez que les sections de matières soient exportées telles quelles pour chaque année d'études.

8. Cochez Activé (Enabled). (Vous pourrez décocher plus tard pour suspendre temporairement une tâche sans la supprimer).
9. Définissez le Type de livraison (Delivery Type) sur Fichier (File).
10. Définissez l'Adresse de livraison (Delivery Address) en utilisant le nom exact du fichier figurant dans le tableau ci-dessus (ex. Students.csv). Les noms de fichiers sont sensibles à la casse du côté de EspacesÉDU .
11. Définissez l'Heure de début (Start Time) — le début de soirée convient bien pour que la tâche se termine avant l'exécution du transfert de fichiers pendant la nuit.
12. Choisissez une fréquence (quotidienne ou hebdomadaire recommandée ; quotidienne est très bien).
13. Cliquez sur Enregistrer (Save).

Répétez l'opération pour les cinq exportations. Pour préserver la cohérence interne des fichiers, planifiez leur exécution dans cet ordre en laissant un petit intervalle entre chacun :

1. Élèves → Students.csv
2. Personnel → Staff.csv
3. Classes → Classes.csv
4. Inscriptions → Enrollments.csv
5. Famille → Family.csv (facultatif)

4. Planification des transferts de fichiers SSH

myBlueprint utilise le SFTP pour la livraison des fichiers. Pour obtenir les identifiants SFTP de votre conseil, contactez l'équipe de soutien EspacesÉDU .

Les fichiers peuvent être téléversés à tout moment de la journée — ils sont importés du côté de myBlueprint pendant la nuit. Informez-nous de l'heure à laquelle vous planifiez le téléversement, et myBlueprint pourra décaler la fenêtre d'importation au besoin.

Après avoir planifié les exportations, vous devrez créer une tâche de procédure de Transfert de fichiers SSH (SSH File Transfer). Celle-ci devrait être préinstallée avec la version ontarienne d'Aspen et n'est pas incluse dans notre module. Si cette option n'est pas disponible, contactez le support d'Aspen.

1. Allez dans Outils → Tâches (Tools → Jobs).
2. Cliquez sur Options → Ajouter (Options → Add).
3. Sous Sélectionner un outil (Select a Tool), cliquez sur la loupe.
4. Définissez le type d'outil sur Procédure (Procedure).
5. Sélectionnez la procédure Transfert de fichiers SSH (SSH File Transfer).
6. Cliquez sur Définir (Set) à côté de Paramètres d'entrée (Input Parameters) et remplissez les champs :

• Hôte (Host) — fourni par le support de myBlueprint.
• Port — 22 (sauf indication contraire).
• ID utilisateur (User ID) / Mot de passe (Password) — fournis par le support de myBlueprint.
• Mode de transfert (Transfer mode) — Binaire (Binary).

7. Cochez Activé (Enabled).
8. Définissez le Type de livraison (Delivery Type) sur Aucun (None) (ou Courriel avec une adresse si vous souhaitez recevoir des notifications de tâche).
9. Définissez l'Heure de début (Start Time) à un moment situé bien après la fin de la tâche d'exportation correspondante — 30 à 60 minutes plus tard est un bon délai.
10. Choisissez la même fréquence que pour la tâche d'exportation.
11. Pour les Noms de fichiers locaux (Local File Names) et distants (Remote File Names), saisissez une liste séparée par des virgules de tous les noms de fichiers que vous envoyez (ex. Students.csv, Staff.csv, Classes.csv, Enrollments.csv, Family.csv).
12. Cliquez sur Enregistrer (Save).

5. Configuration de l'intégration et liste des écoles

• Une fois que les transferts planifiés ont été exécutés pour la première fois, veuillez en informer le support de EspacesÉDU afin que nous puissions confirmer que l'intégration est configurée et que les données sont reçues comme prévu.
• En plus des fichiers d'intégration requis, nous aurons besoin d'une liste des écoles et des identifiants d'école pour la configuration initiale, qui peut également être facilement exportée depuis Aspen.

1. Cliquez sur l'onglet supérieur District.
2. Cliquez sur Écoles (Schools) sur le côté gauche de l'écran.
3. Cliquez sur le bouton Imprimer (Print) pour ouvrir le menu des rapports rapides.
4. Cliquez sur CSV et partagez le fichier obtenu avec notre équipe.

Questions

Pour tout ce qui concerne le module d'exportation ou l'intégration EspacesÉDU / myBlueprint+, contactez-nous via l'option de messagerie dans le coin de votre écran, ou à l'adresse bonjour@spacesedu.com.

Mis à jour le : 03/06/2026