Comment pré-remplir les contacts familiaux
EspacesÉDU Pro prend en charge l'importation des associations de familles (parents/tuteurs) à partir de votre système d'information scolaire (SIS) ou de votre système de gestion de l'apprentissage à l'aide de la norme OneRoster.
Pour s'assurer que les enseignants ont le contrôle sur le moment où les parents ou tuteurs de leurs élèves sont invités à se connecter, les courriels ne sont pas envoyés automatiquement. Les associations de familles que nous recevons sont sauvegardées dans EspacesÉDU pour que vous puissiez facilement les inviter lorsque vous êtes prêt.
Si les membres de la famille de vos élèves ont été importés, vous pouvez simplement :
Ouvrir l'onglet Personnes pour une classe dans votre compte enseignant
Cliquez sur le bouton Inviter la famille dans la boîte "Gestionnaire d'invitations pour les familles" sur le côté droit.
Vous verrez une liste des associations familiales importées, comprenant le nom et le prénom du membre de la famille, son adresse courriel et l'élève avec lequel il est lié. A partir de là, vous pouvez
Cliquer sur le bouton Inviter pour envoyer une invitation individuelle
Sélectionner plusieurs membres de la famille en cochant la case située à gauche de leur prénom, puis cliquer sur Inviter la sélection.
Sélectionner toutes en cochant la case située en haut à gauche de la liste, puis cliquer sur Inviter la personne sélectionnée.
C'est tout ce qu'il y a à faire ! Une fois les invitations envoyées, les familles de vos élèves recevront un e-mail contenant un lien leur permettant de créer leur compte EspacesÉDU.
Notez que cette option n'est disponible qu'avec EspacesÉDU Pro et OneRoster SIS Sync. L'inscription au format CSV ne permet pas d'importer des liens familiaux. Si vous ne voyez pas cela dans votre compte enseignant, ne vous inquiétez pas, il est toujours facile d'inviter vos familles à se connecter !
Si vous avez déjà invité les familles de vos élèves manuellement, et que nous recevons les emails des familles de votre SIS par la suite, cela ne posera aucun problème. L'importation de la famille n'empêche pas les enseignants d'inviter manuellement d'autres membres de la famille.
Dans le cas où l'email d'une famille n'est plus inclus dans les téléchargements de OneRoster avant qu'elle n'ait été invitée, elle sera automatiquement supprimée de la liste dans le gestionnaire d'invitations des familles.
Lorsque l'adresse électronique d'un parent n'est plus incluse dans les téléchargements après qu'il ait été invité ou après qu'il ait créé un compte, son lien avec l'élève n'est pas supprimé dans EspacesÉDU. Les enseignants peuvent supprimer les liens familiaux manuellement si nécessaire.
Si vous ne voyez pas ces options dans votre compte enseignant, il se peut que votre école n'utilise pas OneRoster SIS Sync. Le moyen le plus simple de le savoir est de vérifier l'onglet Élèves dans la section Personnes : si vous ne voyez pas d'option pour inviter manuellement un élève, c'est que votre classe est inscrite avec SIS Sync.
Avant que les enseignants puissent effectuer ces étapes, les associations familiales doivent être incluses dans les téléchargements OneRoster de votre école. Si votre district utilise OneRoster mais que vous ne voyez pas cette option, cela signifie que nous n'avons pas reçu les associations de familles de votre SIS. Pour confirmer que les associations de familles sont téléchargées dans EspacesÉDU, vous pouvez contacter le service d'assistance informatique de votre centre de services scolaire, district scolaire, ou école.
Pour les responsables de district ou le personnel informatique qui souhaitent obtenir de l'aide pour l'intégration de OneRoster et l'option d'importation des associations familiales, veuillez contacter votre gestionnaire de compte ou votre contact technique pour l'intégration avec EspacesÉDU. Vous pouvez toujours démarrer un chat avec nous ici aussi, et nous vous mettrons en contact avec la bonne personne.