Le compte administrateur, disponible uniquement avec EspacesÉDU Pro, offre une série de fonctionnalités pour la gestion des comptes du personnel, notamment :
Inviter de nouveaux enseignants ou administrateurs
Modifier les détails d'un compte et réinitialiser les mots de passe
Gérer l'accès aux écoles et aux classes
Cet article présente les différents niveaux d'accès administrateur dans EspacesÉDU, ainsi que la manière de soutenir l'accès du personnel à l'aide des fonctionnalités intégrées au compte administrateur.
Types de comptes et niveaux d'accès de l'administrateur
Administrateurs de conseil/CSS (permissions complètes) :
Gérer toutes les écoles du conseil/CSS
Approuver/modifier le personnel
Inviter les administrateurs et les enseignants du conseil/CSS
Utiliser des comptes d'enseignants pour n'importe quelle école
Importer des listes de classes (Note : Seul le support EspacesÉDU peut créer des comptes d'administrateur de conseil/CSS avec une permission complète
Administrateurs de conseil/CSS (permissions limitées) :
Accéder à tous les conseils/CSS
Impossible d'inviter d'autres conseils/CSS ou d'exécuter des importations de listes
Administrateurs d'école :
Gérer le personnel et les élèves de leur(s) école(s)
Peut avoir accès à plusieurs écoles
Les administrateurs disposant d'autorisations complètes peuvent inviter d'autres administrateurs d'école et importer des listes de classe
Les administrateurs disposant d’une permission limitée ne peuvent inviter que des enseignants
Approbation et invitation du personnel
Les enseignants de n'importe quelle école peuvent accéder à la version gratuite d'EspacesÉDU. Une fois qu'une école ou un conseil/CSS a acquis une licence EspacesÉDU Pro, les nouveaux comptes d'enseignants doivent être approuvés par un administrateur (ou importés par le biais de l'inscription).
Si vous avez accès à un compte d'administration EspacesÉDU, vous recevrez des notifications par courriel pour tout nouvel enseignant demandant une approbation pour les écoles de votre conseil/CSS. Pour approuver un compte :
Ouvrez le courriel et cliquez sur Afficher
Connectez-vous à votre compte administrateur
Si la liste des demandes d'enseignants ne s'affiche pas immédiatement, cliquez sur le bouton rouge Demandes d'enseignants
Cliquez sur le bouton bleu pour approuver ou rejeter la demande avec le X gris
Qui dois-je approuver?
Les enseignants ont besoin d'une approbation lorsqu'ils créent un nouveau compte dans une école disposant d'une licence EspacesÉDU Pro ou lorsqu'un autre enseignant les invite à une classe dans une école où ils n'ont pas été approuvés.
L'étape de l'approbation peut être évitée de deux manières :
Lors d'une importation de listes, tous les enseignants figurant dans les données de listes sont automatiquement autorisés à accéder à leur(s) école(s)
Les membres du personnel invités par un administrateur sont automatiquement approuvés
Pour inviter un nouveau membre du personnel à partir d'un compte administrateur :
Ouvrez la page Personnel dans le menu de gauche
Cliquez sur Ajouter du personnel
Sélectionnez l'école ou les écoles auxquelles vous souhaitez donner accès, ou choisissez le nom du conseil/CSS pour une invitation de l'administrateur du conseil/CSS (disponible uniquement si vous êtes un administrateur du conseil/CSS disposant de permissions complètes)
Sélectionnez le type de compte (enseignant/administrateur)
Facultatif - pour les enseignants, vous pouvez sélectionner les classes auxquelles vous souhaitez donner accès au moment de l'invitation
Cliquez sur Envoyer une invitation
Les membres du personnel invités en suivant les étapes ci-dessus recevront une notification par courriel les invitant à créer leur compte.
Remarques supplémentaires :
Si un membre du personnel possède déjà un compte avec le même courriel, ces étapes mettront à jour son compte existant, et n'en créeront pas un nouveau.
S'ils ne reçoivent pas le courriel d'invitation ou s'ils s'inscrivent manuellement sur le site www.SpacesEDU.com/fr, ils seront automatiquement approuvés s'ils utilisent la même adresse courriel que celle de l'invitation.
Lors de l'activation d'EspacesÉDU Pro, configurez au moins un compte d'administrateur de conseil/CSS et approuvez tout compte d'enseignant gratuit existant.
Si les membres du personnel utilisent un courriel personnel, demandez-leur de le mettre à jour dans les paramètres du compte ou suivez les instructions ci-dessous pour mettre à jour leur courriel.
Gestion des comptes du personnel
Cette section explique comment effectuer des tâches communes de gestion du personnel à partir du compte administrateur.
Comment puis-je mettre à jour le compte d'un enseignant s'il a changé d'école?
Pour mettre à jour les écoles d'un membre du personnel (enseignant ou administrateur de l'école) :
Ouvrez la page Personnel
Trouvez le membre du personnel et cliquez sur le bouton de menu (trois points) à droite
Cliquez sur Modifier le compte
Cliquez sur l'onglet Écoles et comptes
Cliquez sur Ajouter un dossier d'école
Sélectionnez leur nouvelle école et le type de compte, et cliquez sur Ajouter un dossier
Remarques supplémentaires sur la mise à jour des comptes des enseignants :
Conservez l'association de l'enseignant avec son ancienne école s'il a encore besoin d'accéder à des informations sur les classes précédentes.
Les enseignants ne peuvent accéder qu'aux informations relatives à leur propre classe, et non à celles des autres écoles, même s'ils sont associés à ces dernières.
Lorsque vous êtes certain qu'un enseignant n'a plus besoin d'accéder à ses anciennes classes, vous pouvez supprimer son ancienne école en cliquant sur l'icône de suppression (corbeille) et en tapant Supprimer pour confirmer.
Les enseignants supprimés n'auront pas accès aux publications, activités ou contenus de l'ancienne école. Les élèves peuvent toujours accéder aux publications de ces classes dans leur Flux du travail de l'élève si leur école utilise EspacesÉDU Pro.
Si nécessaire, vous pouvez donner à un enseignant un accès administratif en ajoutant un dossier administratif.
L'ajout d'un dossier d'administrateur de conseil/CSS est réservé aux administrateurs de conseil/CSS disposant d'autorisations complètes.
Lorsque vous mettez à jour le compte d'un administrateur de conseil/CSS, vous ne pouvez pas ajouter un dossier d'administrateur d'école car il a déjà accès à toutes les écoles.
Par défaut, les administrateurs de conseil/CSS ont également un accès pour les enseignants de toutes les écoles.
Comment ajouter ou supprimer un enseignant d'une classe?
En tant qu'administrateur, vous pouvez ajouter ou supprimer des enseignants des classes en suivant les étapes suivantes :
Cliquez sur Personnel à gauche
Trouvez le membre du personnel et cliquez sur le bouton de menu (trois points) à droite
Cliquez sur Modifier le compte
Cliquez sur l'onglet Écoles et comptes
Cliquez sur le bouton Modifier (crayon) d'une fiche d'enseignant existante, ou ajoutez une fiche d'école si nécessaire.
Cliquez sur Modifier les classes
Cochez les classes auxquelles vous souhaitez ajouter l'enseignant ou décochez celles que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur Enregistrer les modifications
Remarques supplémentaires sur la mise à jour des classes :
Une fois retirés d'une classe, les enseignants ne peuvent plus accéder au contenu de cette classe. Ils peuvent se réinscrire si un administrateur les ajoute ou si un collègue les invite.
Si vous ne voyez aucun nom d'enseignant sous une classe, cela signifie qu'il n'y a pas d'enseignants actifs, soit qu'ils ont tous été supprimés, soit que les enseignants inscrits ne se sont pas encore connectés.
Les classes archivées ne s'affichent pas lorsque vous ajoutez des classes à partir d'un compte administrateur. Les enseignants doivent d'abord les désarchiver.
Cette fonction est pratique pour les administrateurs lorsque des enseignants se retirent accidentellement d'une classe. Les administrateurs peuvent rapidement les rajouter en suivant les étapes ci-dessus.
Comment puis-je mettre à jour le nom ou l'adresse courriel d'un enseignant?
Pour mettre à jour leur nom ou leur courriel, les membres du personnel peuvent se connecter, cliquer sur leurs initiales ou leur avatar en haut à droite, et sélectionner Paramètres du compte.
Les administrateurs peuvent également mettre à jour ces informations :
Accédez à la section Personnel sur le côté gauche de la page.
Trouvez le membre du personnel et cliquez sur le bouton de menu (trois points) à droite
Sélectionnez Modifier le compte
Mettez à jour les champs nécessaires et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Remarques supplémentaires sur la mise à jour des informations relatives à l'enseignant :
La mise à jour de l'adresse courriel d'un enseignant l'invitera à valider la nouvelle adresse.
Même pour les écoles utilisant l'authentification unique (SSO), vous pouvez mettre à jour un courriel en suivant les étapes mentionnées. Par exemple, si un membre du personnel s'est initialement inscrit avec un courriel erroné ou si le courriel de son école a changé, vous pouvez le corriger.
Cependant, il n'est pas conseillé de changer le courriel d'un compte existant par un courriel différent qui n'est pas son nom d'utilisateur SSO. Cela ne les empêchera pas d'utiliser le SSO pour se connecter, mais cela pourrait entraîner des problèmes futurs avec des comptes dupliqués.
Comment réinitialiser le mot de passe d'un enseignant?
Réinitialisation des mots de passe sans authentification unique :
Cliquez sur Personnel sur le côté gauche
Trouvez le membre du personnel et cliquez sur le menu à trois points
Choisissez Réinitialiser le mot de passe
Entrez deux fois le nouveau mot de passe et cliquez sur Réinitialiser le mot de passe.
Réinitialisation des mots de passe d'authentification unique (SSO) :
Les mots de passe d'authentification unique (SSO) ne peuvent être réinitialisés que par l'intermédiaire de votre service informatique ou du système de gestion des comptes (par exemple, Google Workspace, Microsoft Azure AD).
Veuillez contacter votre service informatique pour obtenir de l'aide concernant la réinitialisation des mots de passe SSO, ou suivez la procédure de réinitialisation des mots de passe établie par ce service.
Vous avez encore des questions sur l'utilisation de votre compte administrateur? Envoyez-nous un message dans le coin inférieur gauche de votre écran, ou consultez l'un de ces articles ci-dessous :